Persondatapolitik

Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger

 

1. Dataansvarlig

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter er dataansvarlig.

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter kontaktoplysninger er:

Frederiksborgvej 105, 3500 Værløse, Danmark

e-mail: info@kollekolle.dk - tlf. +4544984222

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering - køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.

 

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af KolleKolle Hotel & Konferencecenter serviceydelser og som led heri afgiver sine personoplysninger til KolleKolle Hotel & Konferencecenter behandler virksomheden personoplysningerne for at kunne opfylde aftalen med gæsten/kunden.

 

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til KolleKolle Hotel & Konferencecenter afgiver til KolleKolle Hotel & Konferencecenter i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med KolleKolle Hotel & Konferencecenter.

 

2. KolleKolle Hotel & Konferencecenter indsamling af personoplysninger

 

Personoplysninger indsamles af KolleKolle Hotel & Konferencecenter på følgende vis: 
 

Når en gæst/kunde - eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af KolleKolle Hotel & Konferencecenters serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til KolleKolle Hotel & Konferencecenter.

Fra B2B marked.

Gennem browser cookies og web beacons.

I forbindelse med brug af KolleKolle Hotel & Konferencecenters digitale ydelser.

Ved deltagelse i KolleKolle Hotel & Konferencecenters kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på KolleKolle Hotel & Konferencecenter nyhedsbrev.

 

 

Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.

Via video- og tv-overvågning.

Når leverandører indgår aftaler med KolleKolle Hotel & Konferencecenter eller afgiver tilbud til KolleKolle Hotel & Konferencecenter.

 

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

 

Videoovervågning sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

 

3. Oplysninger som KolleKolle Hotel & Konferencecenter indsamler

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter indsamler følgende personoplysninger:  

Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger.

Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.

Demografiske oplysninger.

Købshistorik herunder også brugen af KolleKolle Hotel & Konferencecenter app og/eller andre digitale serviceydelser.

Brugen af KolleKolle Hotel & Konferencecenters kunde/loyalitetsprogram.

Oplysninger fra KolleKolle Hotel & Konferencecenters kundeundersøgelser.

Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer.

Oplysninger fra KolleKolle Hotel & Konferencecenters sociale medier og andre digitale platforme tilhørende KolleKolle Hotel & Konferencecenter.

Browserinformationer.

Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.

Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

 

En gæst/kunde leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give KolleKolle Hotel & Konferencecenter yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for KolleKolle Hotel & Konferencecenters betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:  

 

  • Handicap

  • Allergi

  • Særlige fødevarepræferencer

  • Religiøs overbevisning

  • Andre helbreds- eller medicinoplysninger

     

    Hvis en gæst/kunde/leverandør eller dennes repræsentant frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter KolleKolle Hotel & Konferencecenter dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

     

    Udover de oplysninger som KolleKolle Hotel & Konferencecenter modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil KolleKolle Hotel & Konferencecenter i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som KolleKolle Hotel & Konferencecenter har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

     

    Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om KolleKolle Hotel & Konferencecenters vilkår og betingelser samt KolleKolle Hotel & Konferencecenters persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

     

    4. Betaling med betalingskort

    KolleKolle Hotel & Konferencecenter anvender DIBS www.dibs.dk (Nets), til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. DIBS og KolleKolle Hotel & Konferencecenter er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).

     

    Ved bestillinger og bookinger gemmer KolleKolle Hotel & Konferencecenter de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes.

     

    Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

     

    5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

     

    KolleKolle Hotel & Konferencecenter indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.

    Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger KolleKolle Hotel & Konferencecenter indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

     

    Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være: 
     

    Behandling af gæsters/kunders booking og køb af KolleKolle Hotel & Konferencecenters serviceydelser.

    Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser.

    Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.

    Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.

    Forbedring og udvikling af KolleKolle Hotel & Konferencecenter serviceydelser.

    Tilpasning af KolleKolle Hotel & Konferencecenter markedsføring og øvrige kommunikation.

    Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse

    Tilpasning af KolleKolle Hotel & Konferencecenter samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.

    Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til KolleKolle Hotel & Konferencecenter, herunder eventuel deltagelse i KolleKolle Hotel & Konferencecenter kunde/loyalitetsprogram.

    Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.

     

    6. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen

     

    KolleKolle Hotel & Konferencecenter vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med KolleKolle Hotel & Konferencecenter, som du en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler jf. artikel 6.1.b

     

    Yderligere vil KolleKolle Hotel & Konferencecenter behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

     

    I nogle tilfælde vil KolleKolle Hotel & Konferencecenters behandling af personoplysninger finde sted som led i, at KolleKolle Hotel & Konferencecenter forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser jf. artikel 6.1.f..

     

    En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos KolleKolle Hotel & Konferencecenter og kvaliteten af KolleKolle Hotel & Konferencecenters serviceydelser og produkter.

     

    Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos KolleKolle Hotel & Konferencecenter oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender KolleKolle Hotel & Konferencecenter alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, helbred etc.

     

    Desuden indsamles og behandles personoplysninger med samtykke ifm. f.eks. kundeundersøgelser og nyhedsmail jf. artikel 6.1.a..

     

    I nogle situationer modtager KolleKolle Hotel & Konferencecenter personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om KolleKolle Hotel & Konferencecenters vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

     

    KolleKolle Hotel & Konferencecenter er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år jf. artikel 6.1.c..

     

    7. Den registreredes rettigheder

     

    Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder. 
     

    En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger KolleKolle Hotel & Konferencecenter behandler om den registrerede.

    En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som KolleKolle Hotel & Konferencecenter har om den registrerede.

    En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som KolleKolle Hotel & Konferencecenter har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som

    KolleKolle Hotel & Konferencecenter ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at KolleKolle Hotel & Konferencecenter ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

     

    Hvis nogle af de oplysninger, som KolleKolle Hotel & Konferencecenter har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af KolleKolle Hotel & Konferencecenter. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som KolleKolle Hotel & Konferencecenter er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

     

    Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve eller forsvare sig mod potentielle retskrav.

     

    Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede KolleKolle Hotel & Konferencecenter om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som KolleKolle Hotel & Konferencecenter er i besiddelse af.

     

    En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

     

    Den registrerede kan også kontakte KolleKolle Hotel & Konferencecenter, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med KolleKolle Hotel & Konferencecenter.

     

    Skriftlig anmodning sendes til KolleKolle Hotel & Konferencecenter, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1. KolleKolle Hotel & Konferencecenter vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.  

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil KolleKolle Hotel & Konferencecenter vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og KolleKolle Hotel & Konferencecenter vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

 

Den registrerede kan til enhver tid tilbagetrække sit samtykke ved fremsendelse af mail til info@kollekolle.dk alternativ pr. brev til adressen anført i pkt. 1..

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

 

8. Sikkerhed og deling af personoplysninger

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

 

Kun de personer/ansatte hos KolleKolle Hotel & Konferencecenter, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil.

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter tager løbende backup af de registrerede personoplysninger.

 

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil KolleKolle Hotel & Konferencecenter underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenters sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter indgår løbende databehandleraftaler med alle KolleKolle Hotel & Konferencecenters databehandlere, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

 

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler KolleKolle Hotel & Konferencecenter udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc. Dette sker enten ved overbooking på hotellet, på gæstens anmodning om booking af en restaurant eller ved booking af samarbejdspartner f.eks. teambuilding aktivitet.

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter deler og videregiver endvidere de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til søstervirksomheder. Formålet med denne deling er, at kunne give gæsten/kunden den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i Landbrug & Fødevarer - koncernen gæsten/kunden benytter sig af.

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

 

KolleKolle Hotel & Konferencecenter sletter dine personoplysninger, når KolleKolle Hotel & Konferencecenters lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Som hovedregel gemmens finansielle data i 5 år og øvrige data i 2 år fra sidste besøg.

 

9. Cookies

KolleKolle Hotel & Konferencecenter anvender cookies. Yderligere oplysning om KolleKolle Hotel & Konferencecenter cookiepolitik kan indhentes her: http://kollekolle.dk/cookie-politik  

 

10. Klage

Klage over KolleKolle Hotel & Konferencecenters behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, DANMARK, TELEFON 3319 3200 - E-MAIL dt@datatilsynet.dk

11. Opdatering

Dette dokument vil løbende blive opdateret.

 

Sidst opdateret den 29. maj 2018