Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger

1. Dataansvarlig

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested er dataansvarlig.

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested kontaktoplysninger er:
Frederiksborgvej 105, 3500 Værløse, Danmark
e-mail: info@kollekolle.dk - tlf. +4544984222

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering - køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af KolleKolle - Dit Naturlige Mødested serviceydelser og som led heri afgiver sine personoplysninger til KolleKolle - Dit Naturlige Mødested behandler virksomheden personoplysningerne for at kunne opfylde aftalen med gæsten/kunden.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til KolleKolle - Dit Naturlige Mødested afgiver til KolleKolle - Dit Naturlige Mødested i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med KolleKolle - Dit Naturlige Mødested.

2. KolleKolle - Dit Naturlige Mødested indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af KolleKolle - Dit Naturlige Mødested på følgende vis:

• Når en gæst/kunde - eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til KolleKolle - Dit Naturlige Mødested.

• Fra B2B marked.

• Gennem browser cookies og web beacons.

• I forbindelse med brug af KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds digitale ydelser.

• Ved deltagelse i KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på KolleKolle –

 Dit Naturlige Mødested nyhedsbrev.

• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.

• Via video- og tv-overvågning.

• Når leverandører indgår aftaler med KolleKolle - Dit Naturlige Mødested eller afgiver tilbud til KolleKolle – Dit
 Naturlige Mødested.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

3. Oplysninger som KolleKolle - Dit Naturlige Mødested indsamler

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested indsamler følgende personoplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger.

• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.

• Demografiske oplysninger.

• Købshistorik herunder også brugen af KolleKolle - Dit Naturlige Mødested app og/eller andre digitale serviceydelser.

• Brugen af KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds kunde/loyalitetsprogram.

• Oplysninger fra KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds kundeundersøgelser.

• Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer.

• Oplysninger fra KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds sociale medier og andre digitale platforme tilhørende KolleKolle - Dit Naturlige Mødested.

• Browserinformationer.

• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.

• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give KolleKolle - Dit Naturlige Mødested yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • Særlige fødevarepræferencer
  • Religiøs overbevisning
  • Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør eller dennes repræsentant frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter KolleKolle - Dit Naturlige Mødested dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som KolleKolle - Dit Naturlige Mødested modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil KolleKolle - Dit Naturlige Mødested i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som KolleKolle - Dit Naturlige Mødested har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds vilkår og betingelser samt KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

4. Betaling med betalingskort

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested anvender DIBS www.dibs.dk (Nets), til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. DIBS og KolleKolle - Dit Naturlige Mødested er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).

Ved bestillinger og bookinger gemmer KolleKolle - Dit Naturlige Mødested de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger KolleKolle - Dit Naturlige Mødested indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds serviceydelser.

• Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser.

• Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.

• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.

• Forbedring og udvikling af KolleKolle - Dit Naturlige Mødested serviceydelser.

• Tilpasning af KolleKolle - Dit Naturlige Mødested markedsføring og øvrige kommunikation.

• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse

• Tilpasning af KolleKolle - Dit Naturlige Mødested samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.

• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til KolleKolle - Dit Naturlige Mødested, herunder eventuel deltagelse i KolleKolle - Dit Naturlige Mødested kunde/loyalitetsprogram.

• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.

6. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med KolleKolle - Dit Naturlige Mødested, som du en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler jf. artikel 6.1.b

Yderligere vil KolleKolle - Dit Naturlige Mødested behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds behandling af personoplysninger finde sted som led i, at KolleKolle - Dit Naturlige Mødested forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser jf. artikel 6.1.f..

En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos KolleKolle - Dit Naturlige Mødested og kvaliteten af KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos KolleKolle - Dit Naturlige Mødested oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender KolleKolle - Dit Naturlige Mødested alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, helbred etc.

Desuden indsamles og behandles personoplysninger med samtykke ifm. f.eks. kundeundersøgelser og nyhedsmail jf. artikel 6.1.a..

I nogle situationer modtager KolleKolle - Dit Naturlige Mødested personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år jf. artikel 6.1.c..

7. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger KolleKolle - Dit Naturlige Mødested behandler om den registrerede.

• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som KolleKolle - Dit Naturlige Mødested har om den registrerede.

• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som KolleKolle - Dit Naturlige Mødested har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at KolleKolle - Dit Naturlige Mødested ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som KolleKolle - Dit Naturlige Mødested har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af KolleKolle - Dit Naturlige Mødested. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som KolleKolle - Dit Naturlige Mødested er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve eller forsvare sig mod potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede KolleKolle - Dit Naturlige Mødested om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som KolleKolle - Dit Naturlige Mødested er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte KolleKolle - Dit Naturlige Mødested, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med KolleKolle - Dit Naturlige Mødested.

Skriftlig anmodning sendes til KolleKolle - Dit Naturlige Mødested, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1. KolleKolle - Dit Naturlige Mødested vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil KolleKolle - Dit Naturlige Mødested vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og KolleKolle - Dit Naturlige Mødested vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Den registrerede kan til enhver tid tilbagetrække sit samtykke ved fremsendelse af mail til info@kollekolle.dk alternativ pr. brev til adressen anført i pkt. 1..

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

8. Sikkerhed og deling af personoplysninger

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos KolleKolle - Dit Naturlige Mødested, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil.

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested tager løbende backup af de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil KolleKolle - Dit Naturlige Mødested underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested indgår løbende databehandleraftaler med alle KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds databehandlere, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler KolleKolle - Dit Naturlige Mødested udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc. Dette sker enten ved overbooking på hotellet, på gæstens anmodning om booking af en restaurant eller ved booking af samarbejdspartner f.eks. teambuilding aktivitet.

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested deler og videregiver endvidere de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til søstervirksomheder. Formålet med denne deling er, at kunne give gæsten/kunden den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i Landbrug & Fødevarer - koncernen gæsten/kunden benytter sig af.

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested sletter dine personoplysninger, når KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Som hovedregel gemmens finansielle data i 5 år og øvrige data i 2 år fra sidste besøg.

9. Cookies

KolleKolle - Dit Naturlige Mødested anvender cookies. Yderligere oplysning om KolleKolle - Dit Naturlige Mødested cookiepolitik kan indhentes her:  https://kollekolle.dk/cookiepolitik

10. Klage

Klage over KolleKolle - Dit Naturlige Mødesteds behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, DANMARK, TELEFON 3319 3200 - E-MAIL dt@datatilsynet.dk

11. Opdatering

Dette dokument vil løbende blive opdateret.

Sidst opdateret den 16. september 2021