Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger

1. Dataansvarlig

KolleKolle er dataansvarlig.

KolleKolle’s kontaktoplysninger er:
Frederiksborgvej 105, 3500 Værløse, Danmark
e-mail: info@kollekolle.dk - tlf. +4544984222

KolleKolle håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

KolleKolle indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering - køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af KolleKolle’s serviceydelser og som led heri afgiver sine personoplysninger til KolleKolle, behandler virksomheden personoplysningerne for at kunne opfylde aftalen med gæsten/kunden.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til KolleKolle afgiver til KolleKolle, i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med KolleKolle.

2. KolleKolle’s indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af KolleKolle på følgende vis:

• Når en gæst/kunde - eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af KolleKolle’s
   serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til
   KolleKolle.

• Fra B2B marked.

• Gennem browser cookies og web beacons.

• I forbindelse med brug af KolleKolle’s digitale ydelser.

• Ved deltagelse i KolleKolle’s kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på KolleKolle’s nyhedsbrev.• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.

• Via video- og tv-overvågning.

• Når leverandører indgår aftaler med KolleKolle eller afgiver tilbud til KolleKolle.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

3. Oplysninger som KolleKolle indsamler

KolleKolle indsamler følgende personoplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme
  personoplysninger.

• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.

• Demografiske oplysninger.

• Købshistorik herunder også brugen af KolleKolle app og/eller andre digitale serviceydelser.

• Brugen af KolleKolle’s kunde/loyalitetsprogram.

• Oplysninger fra KolleKolle’s kundeundersøgelser.

• Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer.

• Oplysninger fra KolleKolle’s sociale medier og andre digitale platforme tilhørende KolleKolle.

• Browserinformationer.

• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.

• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner
 herunder key accounts.

En gæst/kunde/leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give KolleKolle yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for KolleKolle’s betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Religiøs overbevisning
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør eller dennes repræsentant frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter KolleKolle dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som KolleKolle modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil KolleKolle i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som KolleKolle har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet, er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om KolleKolle’s vilkår og betingelser samt KolleKolle persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

4. Betaling med betalingskort

KolleKolle anvender Nets.eu, til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. Nets og KolleKolle er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).

Ved bestillinger og bookinger gemmer KolleKolle de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne anonymiseres.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

KolleKolle indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller serviceydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger KolleKolle indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af KolleKolle’s serviceydelser.

• Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser.

• Kontakt til gæsten/kunden før, under og/eller efter dennes ophold.

• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.

• Forbedring og udvikling af KolleKolle’s serviceydelser.

• Tilpasning af KolleKolle’s markedsføring og øvrige kommunikation.

• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse

• Tilpasning af KolleKolle samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.

• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til KolleKolle, herunder eventuel deltagelse i KolleKolle’s kunde/loyalitetsprogram.

• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.

6. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen

KolleKolle vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med KolleKolle, som en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler jf. artikel 6.1.b

Yderligere vil KolleKolle behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil KolleKolle’s behandling af personoplysninger finde sted som led i, at KolleKolle forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser jf. artikel 6.1.f..

En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos KolleKolle og kvaliteten af KolleKolle’s serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos KolleKolle oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender KolleKolle alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, helbred etc.

Desuden indsamles og behandles personoplysninger med samtykke ifm. f.eks. kundeundersøgelser og nyhedsmail jf. artikel 6.1.a..

I nogle situationer modtager KolleKolle personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om KolleKolle’s vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

KolleKolle er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år jf. artikel 6.1.c.

7. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger KolleKolle behandler om den registrerede.

• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som har om den registrerede.

• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som KolleKolle har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som KolleKolle ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at KolleKolle ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som KolleKolle har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af KolleKolle. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som KolleKolle er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve eller forsvare sig mod potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede KolleKolle om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som KolleKolle er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte KolleKolle, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med KolleKolle.

Skriftlig anmodning sendes til KolleKolle, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1. KolleKolle vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil KolleKolle vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og KolleKolle vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Den registrerede kan til enhver tid tilbagetrække sit samtykke ved fremsendelse af mail til info@kollekolle.dk alternativ pr. brev til adressen anført i pkt. 1.

KolleKolle tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

8. Sikkerhed og deling af personoplysninger

KolleKolle beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos KolleKolle, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil.

KolleKolle kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

KolleKolle tager løbende backup af de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil KolleKolle underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

KolleKolle’s sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

KolleKolle benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

KolleKolle indgår løbende databehandleraftaler med alle KolleKolle’s databehandlere, hvorved det også i forhold til eksterne data behandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt, angår de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler KolleKolle udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc. Dette sker enten ved overbooking på hotellet, på gæstens anmodning om booking af en restaurant eller ved booking af samarbejdspartner f.eks. teambuilding aktivitet.

KolleKolle deler og videregiver endvidere de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til søstervirksomheder. Formålet med denne deling er, at kunne give gæsten/kunden den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i Landbrug & Fødevarer F.m.b.A. koncernen gæsten/kunden benytter sig af.

KolleKolle er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

KolleKolle sletter dine personoplysninger, når KolleKolle’s lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Som hovedregel gemmens finansielle data i 5 år og øvrige data i 2 år fra sidste besøg.

9. Cookies

KolleKolle anvender cookies. Yderligere oplysning om KolleKolle cookiepolitik kan indhentes her:

https://kollekolle.dk/cookiepolitik

10. Klage

Klage over KolleKolle’s behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, DANMARK, TELEFON 3319 3200 - E-MAIL dt@datatilsynet.dk

11. Opdatering

Dette dokument vil løbende blive opdateret.

Sidst opdateret den 7. marts 2024